Die 5 wichtigsten Finanztrends in 2023 und 3 Möglichkeiten, wie AP Verantwortliche den Mittelabfluss kontrollieren können

Wirtschaftliche Ungewissheit, die politische Lage und Umweltfaktoren beeinflussen die Marktbedingungen, denen sich die Geschäftswelt im Jahr 2023 gegenüber sieht. Halten Sie sich über die aktuellen Finanztrends auf dem Laufenden und erfahren Sie, wie Accounts Payable (AP) Verantwortliche in den nächsten 12 Monaten die Kontrolle über den Mittelabfluss Ihres Unternehmens behalten können.

Nachfolgend finden Sie die fünf wichtigsten Finanztrends für 2023 und wir zeigen Ihnen drei Möglichkeiten auf, wie die Kreditorenbuchhaltung zu einem gesunden Ergebnis beitragen kann.

5 Finanztrends beeinflussen die Kreditorenbuchhaltung im Jahr 2023

Niemand weiß, was die Zukunft bringen wird, aber die aktuellen Indikatoren zeigen, dass die Finanztrends aus 2022 auch im Jahr 2023 anhalten werden. Zu diesen Trends gehören: steigende Inflation, Fachkräftemangel, wachsende Steuer- und Audit-Anforderungen und die anhaltende Bedrohung durch Finanzbetrug. Namhafte Finanzunternehmen sind bereit in neue Technologien zu investieren, um diese Herausforderungen zu bewältigen und ihre zunehmend komplexen globalen Geschäfts- und Datensicherheitsanforderungen zu unterstützen. Jeder dieser Finanztrends wird sich auf die Kreditorenbuchhaltung unterschiedlich auswirken.

Fünf Finanztrends in 2023:

1. Inflation und wirtschaftliche Unsicherheit

Die USA sehen sich derzeit mit den höchsten Zinssätzen seit 28 Jahren konfrontiert und die Europäische Zentralbank hat ihre Zinssätze zum ersten Mal seit 11 Jahren erhöht. Mit 9,1 % haben die USA die höchste jährliche Inflationsrate seit 1981 zu verzeichnen, und die europäische Rate liegt mit 9 % dicht dahinter. Daher werden Finanzverantwortliche im Jahr 2023 nach Möglichkeiten suchen, um ihren Barmittelbestand zu optimieren. Kostensenkungsmaßnahmen werden oberste Priorität haben, aber sie werden möglicherweise nicht ausreichen. CFOs werden nach Einsparungen an anderer Stelle im Unternehmen suchen müssen. Die Finanzbuchhaltung kann eine wichtige Rolle bei der Erhaltung der Liquidität spielen, indem sie die Kontrolle über Lieferantenzahlungen und ungeplanten Ausgaben behält.
 

2. Fachkräftemangel und Kündigungswellen

Die Auswirkungen von Kündigungswellen und Fluktuation sind überall in der Wirtschaft zu spüren, auch im Finanzwesen. Nach Angaben von PwC haben im ersten Quartal 2022 13,2 Millionen Menschen gekündigt und einer von fünf Arbeitnehmern ist entschlossen, in den nächsten 12 Monaten einen neuen Job zu finden. Zudem kommt es in vielen Branchen weiterhin zu Massenentlassungen. In diesem Klima werden Finanzteams Schwierigkeiten haben, hochqualifizierte Mitarbeiter zu halten und die Produktivität aufrechtzuerhalten. Gestresste und überlastete Mitarbeiter wünschen sich zudem mehr Flexibilität bei der Arbeit und moderne Tools, mit denen sie Aufgaben in kürzerer Zeit und mit weniger Aufwand erledigen können. Um kritische Engpässe im Jahr 2023 zu vermeiden, sollten AP Teams daher Technologien nutzen, um ihre Mitarbeitervon "Papierschiebern" zu einem strategischen Teil der Finanz-Maschine des Unternehmens zu entwickeln.
 

3. E-Rechnungs-Mandate und globale Steuer- und Audit-Anforderungen

Nach Jahren mit hohen Pandemieausgaben und sinkenden Einnahmen führen Regierungen neue Steuer- und Audit-Anforderungen ein, die laut EY von den Finanzteams überprüft werden müssen (z. B. der Cyber-Vorschlag der SEC). Gleichzeitig treten in Ländern wie Frankreich und Polen ab 2024 neue E-Rechnungs-Mandate in Kraft. AP-Abteilungen werden daher zumindest einen Teil dieses Jahres damit verbringen, sich auf die Unterstützung dieser neuen elektronischen Rechnungsformate und Steuerberichtsanforderungen vorzubereiten.
 

4. Steigendes Betrugsrisiko

Finanzbetrug bleibt eine ständige Bedrohung für globale Unternehmen. Die Association of Finance Professionals berichtet, dass 71 % aller Unternehmen im Jahr 2022 Betrugsversuchen ausgesetzt waren und dass 58 % aller E-Mail-Betrugsversuche auf die Finanzabteilung abzielten. Die gleiche Studie zeigt, dass das Betrugsrisiko mit der Größe des Unternehmens und der Anzahl der verwalteten Konten steigt. Es ist offensichtlich, dass die Kreditorenbuchhaltung im Jahr 2023 wachsam sein muss, um ihr Unternehmen vor Finanzbetrug zu schützen.
 

5. Technologie am Wendepunkt

Trotz eines "soften" Wirtschaftsklimas im Jahr 2023 zeigen Untersuchungen von Gartner, dass 69 % der CFOs planen, ihre Ausgaben für digitale Technologien zu erhöhen. Dieser Anstieg der Ausgaben verdeutlicht, wie wichtig modernisierte Prozesse für die Bereitstellung präziser Echtzeit-Finanzdaten für Unternehmen sind. Die sich abzeichnende Frist für die Umstellung auf SAP S/4HANA bis 2027 wird viele Finanzbuchhaltungsabteilungen dazu zwingen, ihre bestehenden Prozesse zu überdenken, während sie diese Phase der IT- und Geschäftsumgestaltung durchlaufen.

3 Möglichkeiten, wie Kreditorenbuchhalter den Mittelabfluss im Jahr 2023 positiv beeinflussen können

Als Teil des Procure-to-Pay-Prozesses kann die Finanzbuchhaltung eine wichtige Rolle bei der Kontrolle des Mittelabflusses spielen – eine der wichtigsten Prioritäten für CFOs in diesem schwierigen wirtschaftlichen Klima. Nachdem wir Ihnen die aktuellen Finanztrends aufgezeigt haben - hier sind drei Dinge, die AP Verantwortliche im Jahr 2023 tun können.
 

1. Digitale Transformation auf Cashflow-Optimierung

Untersuchungen zeigen, dass CFOs offen für Investitionen in die digitale Transformation sind. Führungskräfte aus der Finanzbuchhaltung sollten daher mit Verantwortlichen aus dem gesamten Procure-to-Pay-Prozess zusammenarbeiten und Projekte priorisieren, die sich mit dem Hauptanliegen von CFOs befassen: dem Cashflow. Drei Optionen zur Maximierung von Kosteneinsparungen und zur Optimierung des ausgehenden Cashflows sind:

Erhöhung der Prozessgeschwindigkeit und -genauigkeit

Die schnellen und hochpräzisen digitalen Rechnungserfassungslösungen von heute bieten Unternehmen den frühestmöglichen Einblick in ihre Lieferantenrechnungen. Die digitale Erfassungstechnologie ist rund um die Uhr im Einsatz und versorgt Ihr Kreditorenbuchhaltungsteam mit schnellen und genauen Rechnungsdaten und Ihr Zahlungsteam mit den Informationen über ausstehende Zahlungen, die es benötigt, um den Mittelabfluss zu kontrollieren. Auch Ihr Treasury-Team erhält dadurch bessere Cashflow-Prognosedaten.
 

Strategisch automatisieren

Setzen Sie Prioritäten bei Automatisierungsprojekten, die den größten Nutzen für das Unternehmen bringen. So kann beispielsweise die Automatisierung der Datenvalidierung zu Beginn des Kreditorenbuchhaltungsprozesses den nachgelagerten Arbeitsaufwand um bis zu 50 % reduzieren. Roboter können mithilfe von Regeln doppelte oder unvollständige Rechnungen schnell erkennen und ablehnen, sobald sie eingehen, und so der Buchhaltung Zeit und Mühe ersparen. Auch die Betrugsüberwachung kann automatisiert werden, um mögliche Verluste zu verhindern. Roboter können große Mengen von Rechnungen schnell scannen und zur weiteren Untersuchung durch einen Betrugsspezialisten vormerken, so dass die Barmittel des Unternehmens vor Betrügern geschützt sind.
 

Liefern Sie Ergebnisse mit AP-Reporting und -Analysen

Die Digitalisierung von AP-Prozessen kann Ihrem Unternehmen eine Fülle von Daten liefern und Ihnen wichtige Cashflow-Kennzahlen an die Hand geben. Suchen Sie nach Lösungen, mit denen Sie AP-Prozesse in Echtzeit messen können. Verfolgen Sie jeden Schritt des Prozesses, um Reibungspunkte aufzudecken. Anhand von Informationen über die Gesamtzahl der Rechnungsausnahmen, den Anteil digitaler Rechnungen und den Zeitaufwand für die Beantwortung von Lieferantenanfragen können Sie feststellen, wo Sie Ihre Prozesse verbessern und in künftige Initiativen zur digitalen Transformation investieren müssen.

2. Optimieren Sie die Zahlungen an Lieferanten mit effektiver Kommunikation und Priorisierung

Die Bearbeitung von Rechnungsausnahmen ist ein zeitaufwändiger Prozess für die Finanzbuchhaltung und trägt zu Verzögerungen bei der Bezahlung von Lieferanten bei. Nach Angaben von Ardent Partners weist fast ein Viertel aller Bestellrechnungen (PO-Invoices) eine Ausnahme auf, die von der Kreditorenbuchhaltung gelöst werden muss, selbst wenn eine Bestellung vorliegt. Im Folgenden finden Sie einige Vorschläge, wie Sie im neuen Jahr Ausnahmen minimieren und die Zahlungen an Lieferanten optimieren können.
 

Automatisieren und standardisieren Sie die Kommunikation mit Lieferanten.

Lieferanten wollen schnellstmöglich bezahlt werden, was dazu führen kann, dass sie Rechnungen einreichen, die nicht den spezifischen Richtlinien oder Verfahren Ihres Unternehmens entsprechen. So kann es vorkommen, dass Lieferanten doppelte Rechnungen schicken oder Informationen auslassen, die das Kreditorenbuchhaltungsteam benötigt, um eine Rechnung so schnell wie möglich zu bearbeiten (z. B. Bestellnummer, Liefer- oder Rechnungsadresse). Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, sollten Sie in Erwägung ziehen, den Antwortprozess für Lieferanten zu automatisieren und zu standardisieren, wenn eine Rechnung abgelehnt wird. Die Nachrichten sollten klare Hinweise darauf enthalten, warum die Rechnung abgelehnt wurde und wie sie zu korrigieren ist. Wenn Sie die Kommunikation mit Ihren Lieferanten standardisieren, werden diese nach und nachqualitativ hochwertigere Rechnungen einreichen, um schnell bezahlt zu werden.
 

Optimieren Sie zuerst die Prozesse mit Ihren Top-Lieferanten.

Alle Probleme mit Lieferantenrechnungen zu beheben, kann wie eine unmögliche Aufgabe erscheinen. Dies gilt insbesondere, wenn die Kreditorenabteilung Rechnungen von Hunderten von Lieferanten bearbeitet. Indem Sie die Bearbeitung für Ihre wichtigsten Lieferanten optimieren, können Sie Strategien entwickeln, die für diese Lieferanten funktionieren. Diese Methoden können Sie dann auf andere anwenden. Die Standardisierung von Rechnungsformaten, die Rationalisierung von Bestellungen oder die Einführung eines Prozesses, bei dem die Lieferanten einzelne Rechnungen einreichen und keine Stapelrechnungen, sind alles Strategien, die die Zahl der abgelehnten Rechnungen verringern und die Zahl der automatisch gebuchten Rechnungen für jeden Lieferanten erhöhen können. Wenn die besten Lieferanten zuverlässig und pünktlich bezahlt werden, stärkt dies Ihre Lieferkette und Ihre Geschäftsbeziehungen - ein entscheidender Vorteil in unsicheren wirtschaftlichen Zeiten.
 

Zentralisieren Sie die Kommunikation in einem Lieferantenportal.

Die meisten Unternehmen sind inzwischen zu einer digitalen Kommunikation (z. B. per E-Mail) mit ihren Lieferanten übergegangen, die schneller und einfacher ist als der Griff zum Telefon. Der Austausch von E-Mails mit Ihren Lieferanten kann jedoch die Transparenz der Prozesse verringern. Informationen können in einem individuellen E-Mail-Posteingang verloren gehen und nur schwer mit anderen Buchhaltungsabteilungen, Lieferanten oder Einkäufern geteilt werden. Mit einem B2B-Lieferantenportal wird die gesamte Lieferantenkommunikation an einem einzigen Ort zentralisiert, an dem alle Beteiligten die komplette Rechnungshistorie mit aktuellen Status- und Zahlungsinformationen einsehen können, so dass Ausnahmen schnell und einfach geklärt werden können.

3. Nutzen Sie die Daten aus der Kreditorenbuchhaltung, um eine Cash-Kultur im Unternehmen zu schaffen

Die Kreditorenbuchhaltung hat eine einzigartige Position im Unternehmen, denn sie sieht jede einzelne Rechnung - ob es sich um Materialbeschaffung, Dienstleistungen oder Anwaltskosten handelt - die Kreditorenbuchhaltung sorgt dafür, dass die Rechnung bezahlt wird. Damit spielt die Kreditorenbuchhaltung eine zentrale Rolle beim Aufbau einer Cash-Kultur im Unternehmen, um Liquidität zu erhalten und das Betriebskapital zu schützen. Hier sind einige Möglichkeiten, wie die Kreditorenbuchhaltung dem Unternehmen im Jahr 2023 zu mehr “Cash-Bewusstsein“ verhelfen kann:
 

Den Wert von verlorenen Skonti hervorheben.

Viele Lieferanten gewähren Skonti auf Rechnungen, wenn diese innerhalb von 10 Tagen oder weniger beglichen werden. Doch laut Ardent Partners dauert die Bearbeitung einer Rechnung durchschnittlich 10 Tage. Das bedeutet, dass ein großer Prozentsatz der Rechnungen bearbeitet und bezahlt wird, nachdem der verfügbare Nachlass verloren gegangen ist. Durch die Erstellung eines Berichts, der den Wert potenzieller Skonti und die tatsächlich erzielten Skonti aufzeigt, kann die Kreditorenbuchhaltung schnell erkennen, wie viel Geld verloren geht, wenn Rechnungen nicht schnell bearbeitet werden. Diese Art von Bericht kann jeden dazu ermutigen, sich auf eine schnelle Bearbeitung von Rechnungen zu konzentrieren - in der Kreditorenbuchhaltung und im gesamten Unternehmen.
 

Betonen Sie die Bedeutung von schnellen Genehmigungen und der Behandlung von Ausnahmen.

Die Prüfung von Rechnungen ist nicht die Hauptaufgabe von Personen, die nicht in der Kreditorenbuchhaltung arbeiten - Einkäufer, Genehmiger, Stammdatenmanager usw. Daher sollte die Kreditorenbuchhaltung diesen Personen erklären, warum es wichtig ist, eine Rechnung schnell zu genehmigen oder Ausnahmen zu klären. Allerdings muss man auch den den Hintergrund dieser Personen verstehen. Vielleicht arbeiten sie im Außendienst und haben keinen Zugriff auf das ERP-System? Oder brauchen sie vielleicht nur eine automatische Erinnerung? Wenn Sie die Anforderungen aller Beteiligten verstehen, können Sie Lösungen wählen, die den Prozess für alle Beteiligten verbessern.
 

Überzeugendes AP-Reporting

Nachdem die Kreditorenbuchhaltung eine Rechnung verbucht hat, wird die eigentliche Zahlung an den Lieferanten vom Zahlungsteam vorgenommen. Das Reporting der Kreditorenbuchhaltung sollte daher Schlüsselkennzahlen wie die Days Payable Outstanding (DPO) enthalten, aus denen hervorgeht, wie lange die Bearbeitung einer Rechnung vom ersten Eingang bis zur Zahlung dauert. Diese Art des AP-Reportings kann deutlich aufzeigen, dass die Abteilung effizient arbeitet, um Lieferantenrechnungen rechtzeitig zu begleichen. Unternehmen können diese Informationen in vielerlei Hinsicht nutzen: um Vertrauen zu Lieferanten aufzubauen, bessere Preise auszuhandeln oder um CFOs in die Lage zu versetzen, die Gesamteffizienz der Prozesse und den Mittelabfluss zu messen.

Indem sie die Auswirkungen der aktuellen Marktbedingungen und Finanztrends verstehen und entsprechende Maßnahmen ergreifen, können Finanzbuchhaltungsverantwortliche dazu beitragen, die Kontrolle über den Mittelabfluss im Unternehmen zu behalten und einen wichtigen Beitrag zu einer gesunden Bilanz des Unternehmens zu leisten.

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