Zurich North America transformeert zijn financiële transactieverwerking met de bekroonde AP-oplossingen van Serrala
- Verlaagde kosten voor het verwerken van facturen
- Mogelijk gemaakt touchless verwerking over 7 unieke schade-uitbetalingsprocessen
- Zichtbaarheid van facturen mogelijk gemaakt binnen de wereldwijde gedeelde dienstlocaties
- De nauwkeurigheid van financiële rapportage en afstemmingen verhoogd
Business Need
Als grote verzekeraar met meerdere lijnen had Zurich Noord-Amerika (Zürich NA) een AP-automatiseringsoplossing nodig om de miljoenen facturen en claims die jaarlijks door verzekeringsmakelaars en klanten worden gegenereerd, te kunnen beheren. Het bedrijf, dat een overstap naar SAP S/4HANA plantte, wilde tijdens het komende IT-transformatieproject de snelheid en nauwkeurigheid van de AP-verwerking verbeteren.
De belangrijkste zakelijke behoeften op het gebied van AP-automatisering van Zurich NA omvatten:
- Verlaging van de kosten en verkorting van de verwerkingstijd.
- Het elimineren van handmatige taken voor het verwerken van betalingsverzoeken.
- Zorg dragen voor tijdige betaling van claims.
- Het uitvoeren van de automatisering over verschillende integratiesystemen.
- De organisatie volledig inzicht bieden in de claims van het hoofdkantoor en de outsourcingpartners.
Hun crediteurenlandschap
- 65-70K facturen/maand
- Factuurverwerking zowel in eigen huis als door BPO's in Polen en India
- 1500+ gebruikers – Goedkeurders en makers van facturen
- Meerdere claimtypen, bronnen en formaten
- Meerdere geïntegreerde systemen
Zurich NA moest hetzelfde automatiseringsniveau ook uitbreiden naar het handmatige journaalboekingsproces. In elke fiscale periode genereerde het bedrijf duizenden handmatige journaalboekingen, die vóór elke periodeafsluiting moesten worden geüpload, beoordeeld en goedgekeurd. Dankzij deze boekingen kon de verzekeraar rekening houden met correcties of andere financiële transacties, zoals last-minute claims, die plaatsvonden bij de meer dan 100 rechtspersonen van de verzekeraar.
De belangrijkste uitdagingen waarmee ze te maken kregen bij het maken van handmatige journaalboekingen waren onder meer:
- Gebrek aan inzicht in de duizenden handmatige journaalboekingen die elke periode voor meer dan 100 rechtspersonen werden gegenereerd
- Spreadsheets die worden gebruikt om de journaalboekingen handmatig aan te maken, te beheren en te uploaden naar SAP
- Journaalboekingen werden via e-mail doorgestuurd voor beoordeling en goedkeuring, waardoor het financiële team geen volledige controle had over het cruciale financiële afsluitingsproces in SAP
- Een zeer kleine groep geautoriseerde goedkeurders had slechts een paar dagen de tijd om het tijdgevoelige beoordelings- en goedkeuringsproces te voltooien
Solution
In 2019 begon het Zürich NA-team samen te werken met Serrala om de Serrala FS² Accounts Payable-oplossing te ontwerpen, configureren, testen en leveren die financiële transacties volledig zou automatiseren bij de overstap naar SAP S/4HANA. Enkele van de belangrijkste componenten van de AP-oplossing zijn:
- Een end-to-end proces via directe integratie in het SAP-systeem
- Een SAP S/4HANA-gecertificeerde oplossing voor een naadloze transitie
- Intelligente automatisering van betaalverzoeken en zeven unieke processen
- Meer dan 60 unieke gegevensvalidaties op basis van factuurtype, bron, leverancier, enz.
- Flexibele goedkeuringen in SAPgui, e-mail, Fiori, mobiel
- Integratie met Coupa, eZAccess, FAST (TPA-status) en oudere mainframesystemen
- Geautomatiseerde betalingsverzoeken en claims met behulp van FS² AccountsPayable
- Configureerbare bedrijfsregels om automatisch boeken mogelijk te maken op basis van factuurtype en bedrag
Tijdens de beginfase van het AP-project realiseerde het bedrijf zich dat het hetzelfde automatiseringsniveau ook kon uitbreiden naar het handmatige journaalboekingsproces. Ze implementeerden FS² Journaalboeking naast het AP-project. De oplossing automatiseert het vastleggen, aanmaken en goedkeuren van handmatige journaalboekingen in SAP. Hiermee kon Zürich een gecentraliseerd verwerkingscentrum creëren om een snellere, veiligere financiële afsluiting te bereiken.
De belangrijkste kenmerken van de oplossing zijn onder meer:
- Vroege validatie van journaalboekingsgegevens
- Geautomatiseerde goedkeuring van handmatige journaalboekingen
- Gestroomlijnde sjablonen voor journaalboekingen
Met de twee FS²-oplossingen was Zurich NA goed op weg naar financiële operationele uitmuntendheid.
Results
De algehele automatisering die Zurich NA heeft gerealiseerd met behulp van deze selectie van Serrala-producten heeft de tijd en moeite die nodig is om claims te verwerken en de financiële afsluiting af te ronden aanzienlijk verminderd. Inkomende claim- of journaalboekingsgegevens werden automatisch verbeterd en gevalideerd voordat ze werden verwerkt, waardoor de nauwkeurigheid van de financiële rapportage en afstemmingen werd vergroot. Als gevolg hiervan kon het crediteurenteam de onevenwichtsfouten voor claims tot bijna nul terugbrengen. Eenvoudige, op regels gebaseerde verwerkingstaken werden volledig geautomatiseerd en complexere taken zoals goedkeuringen of terugboekingen werden voor aanvullende afhandeling naar de AP- of boekhoudteams gestuurd.
Door zowel de AP- als de journaalboekingsprocessen te digitaliseren, werd het voor de verzekeraar mogelijk om het werk binnen de hele organisatie te verplaatsen. Dankzij automatisering kon het bedrijf de tijd die nodig was om de AP- of JE-transacties te boeken, verkorten. Het kreeg ook volledige transparantie en gecentraliseerde controle over deze financiële processen.
Volgens Dan Lyjak, directeur Payables in Zürich Noord-Amerika, “heeft [de oplossing] ons geholpen de manier waarop we onze crediteuren verwerkten, opnieuw te bekijken. Als gevolg hiervan kijken we naar manieren om onze processen verder aan te passen om overtollige ontslagen te elimineren, en beoordelen we opnieuw welk werk er wordt gedaan en door wie. Is het een mens, een fulltime medewerker, een robot of een stukje technologische software? Ik kan me voorstellen dat de manier waarop we dingen doen, zal veranderen op basis van deze ervaring.”
Het bedrijf vond het gemakkelijk om agenten op afstand te trainen en bij te werken, wat onverwachts een rol ging spelen toen delen van de organisatie in 2020 overstapten op werken op afstand, net toen de verbeteringen waren voltooid.
Zurich NA had eindelijk end-to-end automatisering van het AP en het handmatige journaalboekingsproces.
Hoogtepunten van het resultaat:
- Verbeterde bruikbaarheid met een moderne gebruikersinterface
- Lagere kosten voor het verwerken van facturen
- Contactloze verwerking mogelijk gemaakt voor 7 unieke claimbetalingsprocessen
- Verbeterde nauwkeurigheid van financiële rapportage en afstemmingen
- Versnelde goedkeuring van facturen met mobiele toegang voor claimagenten in het veld
- Zichtbaarheid van facturen mogelijk gemaakt op de wereldwijde gedeelde servicelocaties
- Verbeterde nauwkeurigheid van financiële rapportage en afstemmingen -Vereenvoudigde training van veldagenten