Kingpolis: Van papieren tot online betaalverzoeken
- DSO verlaagd van 26 dagen naar 14 dagen
- Ruim 100.000 euro bespaard in 9 maanden
- Bespaarde meer dan 60% op papier- en printkosten door digitaal te gaan
-
Bedrijf: Kingpolis
-
Verzekeringsmaatschappij (schade en schade)
-
Hoofdkantoor: Nederland
Business Need
Digitalisering heeft meer nodig dan alleen facturering
Kingpolis is een jonge verzekeringsmaatschappij. Begonnen met een focus op de bloeiende markt voor e-bikes in Nederland, is deze snel gegroeid. De afgelopen zeven jaar heeft de Consumentenbond Kingpolis uitgeroepen tot beste fietsverzekeraar.
In de beginjaren waren de krediet- en incassoprocessen van Kingpolis niet geoptimaliseerd. In feite waren het betalen en aanmanen van rekeningen niet eens gedigitaliseerd. Klanten die niet automatisch via automatische incasso betaalden, of bij wie de automatische incasso was mislukt, ontvingen papieren facturen en herinneringen waarin hen werd gevraagd hun premie met het juiste bedrag en met vermelding op de juiste bankrekening te betalen. Om dit te doen, moeten mensen een bankoverboeking helemaal opnieuw starten en al deze gegevens invoeren.
Dit was noch efficiënt, noch effectief, noch een goede klantervaring. Veel klanten betaalden te laat of helemaal niet, betalingen konden met het verkeerde bedrag of de verkeerde referentie aankomen, en het financiële team kon alleen maar wachten tot het geld op de bankrekening arriveerde. Bovendien is het printen en verzenden van papier inherent traag, duur en slecht voor het milieu.
Dus na de implementatie van een kredietbeheersysteem om meer controle te krijgen en de financiële activiteiten te stroomlijnen, besloot Kingpolis de manier te verbeteren waarop mensen hun rekeningen konden ontvangen en betalen.
Solution
Betalingsverzoeken
In Serrala vond de fietsverzekeraar een betrouwbare leverancier met een bewezen oplossing: het versturen van betalingsverzoeken via e-mail.
Betaalverzoeken vragen niet alleen om betaling, maar maken ook betaling mogelijk. Door het heel gemakkelijk te maken om te betalen, verlagen ze de drempel voor mensen om dit snel te doen (en dus niet uit te stellen en te vergeten). Betaalverzoeken zijn unieke betalingslinks die worden afgeleverd via gepersonaliseerde berichten – e-mail, sms of zelfs papier. Een betaalknop (of QR-code, op papier) brengt de ontvanger naar een beveiligde webpagina waar hij direct een online betaling voor zijn specifieke factuur kan autoriseren, net zoals hij dat in een webshop zou doen. Door de noodzaak voor klanten te elimineren om een bankoverboeking helemaal opnieuw in te stellen, verlagen betalingsverzoeken de drempel voor tijdige betaling. Bovendien zorgen ze ervoor dat klanten geen fouten kunnen maken in het bedrag of het referentienummer, omdat de informatie vooraf is ingevuld samen met het bankrekeningnummer van de begunstigde. Dit verzekert een naadloze afstemming van de resulterende bankoverschrijvingen die op de bankrekening van de factuurafzender aankomen. Bovendien kan de factuurafzender de betalingsverzoeken volgen om te zien – en indien nodig te reageren – of deze zijn ontvangen, geopend en betaald. Bijvoorbeeld om teruggestuurde e-mails automatisch op te volgen via sms of papier.
Zodra een betaling succesvol is geautoriseerd, verandert de betaalpagina in een betalingsbewijs, waardoor de betalingsstatus duidelijk wordt voor klanten. Indien het betalingsverzoek niet op de vervaldatum wordt betaald, vervalt het, wat duidelijkheid schept tussen factuurafzender en klant.
Results
De oplossing werd gefaseerd uitgerold. De initiële inzet was gericht op het versturen van herinneringen voor onbetaalde gefactureerde en mislukte of teruggedraaide automatische incasso's. In plaats van papieren brieven te versturen, nam Kingpolis nu contact op via merk-e-mails, voorzien van betaalknoppen. Deze gaven klanten de mogelijkheid om direct vanuit hun bankapp te betalen via iDEAL, de dominante cross-bancaire online betaalmethode in Nederland.
Na een vlotte en succesvolle implementatie. Kingpolis breidde het gebruik van de oplossing uit naar de initiële facturen. Dankzij het totale project kon Kingpolis 90% van zijn klanten bereiken via e-mail in plaats van via papier. De overige 10% van de klanten gebruikt geen e-mail.
“Ze bereiken via e-mail” is een integraal onderdeel van de oplossing. Serrala verzorgt de benodigde e-mailsjablonen; op het gebied van branding, ontwerp, taal, beveiliging, weergave en leverbaarheid, om conversie en vertrouwen te garanderen. De sleutel tot een hoog conversiepercentage is dat de e-mails worden vertrouwd door zowel e-mailproviders als Gmail en Hotmail (om ongewenste mappen te vermijden) als door de mensen die ze in hun inbox zien. De e-mails zien er goed uit op elk apparaat en maken duidelijk welke actie de ontvanger moet ondernemen.
Belangrijkste resultaten:
- DSO daalde van 26 naar 19 dagen, waardoor de cashflow en het werkkapitaal verbeterden.
- Door het versturen van digitale rekeningen en herinneringen konden ze 60% besparen op papier en drukwerk, en 50% op portokosten.
- Beter en eerder inzicht in de status van alle facturen en herinneringen.
- Teamleden die zich kunnen concentreren op andere krediet- en incassotaken.
Door regelmatige interacties met Serrala blijft Kingpolis zoeken naar verschillende manieren om het gebruik van de oplossing te verbeteren en uit te breiden. “Het implementeren van betalingsverzoeken van Serrala was voor ons een grote stap voorwaarts. Het was een soepel project dat zichzelf snel terugverdiende en het is een betrouwbare dienst gebleken.” Aldus Jelle de Haan, Business Controller bij Kingpolis.