We konden handmatige processen verminderen en kijken nu uit naar meer transparantie en efficiëntie.
Gunter von Dewitz
Head of Global Processes Accounts Payable
Head of Global Processes Accounts Payable
Deutsche Bahn
Industrie
Transportsector
Werknemers
310,000
Hoofdkantoor
Berlijn, Duitsland
Deutsche Bahn is een internationaal Duits logistiek concern met 310.000 medewerkers wereldwijd. Het bedrijf is de nummer 1 in Europa op het gebied van spoorvervoer en bedient jaarlijks 4,6 miljard reizigers.
De 240 ton wegende facturatie-uitdaging van Deutsche Bahn
Wanneer je totale jaarlijkse volume aan crediteurenfacturen gelijk staat aan zes volle goederenwagons papier (ongeveer 240 ton), is het beheren hiervan geen eenvoudige taak. Deutsche Bahn had moeite met het hoge niveau aan handmatig werk dat gepaard ging met de verwerking van deze facturen, waaronder het handmatig zoeken naar inkoopordernummers.
Daarbij kwam dat verschillende bedrijfsonderdelen gebruikmaakten van uiteenlopende systemen en workflows voor de factuurverwerking, wat leidde tot een gebrek aan consistentie en geen bedrijfsoverkoepelend inzicht in de status van facturen. Hierdoor was samenwerking tussen inkoopafdelingen, aanvragers en de boekhouding lastig – met vertraagde betalingen, beschadigde leveranciersrelaties en inefficiënt kasbeheer als gevolg.
Belangrijke Feiten
- 12 miljoen facturen per jaar van 100.000 leveranciers
- 30% daarvan bevat geen referentie naar een inkooporder
- Vereist aanzienlijke handmatige verwerking
De transformatieaanpak van Deutsche Bahn
Het bedrijf ging op zoek naar een automatiseringspartner op basis van het principe: “de tool bepaalt het proces”. Ze wilden een nieuw platform voor crediteurenadministratie dat een zelfstandig, organisatiebreed standaardproces zou bieden en tegelijkertijd de workflows rond het verwerken van miljoenen facturen zou automatiseren – om zo de handmatige werklast te verlagen en samenwerking tussen teams te bevorderen.
Deutsche Bahn koos voor Serrala FS² AccountsPayable, zowel vanwege de functionaliteiten en mogelijkheden als vanwege de directe integratie met SAP ERP-systemen, waarmee aan alle zakelijke behoeften werd voldaan en procesfrictie werd verminderd. Er werd een echt end-to-end factuurproces gecreëerd dat bestaande investeringen versterkt en workflows intelligent automatiseert binnen een uniforme en transparante structuur.
De resultaten – factuurverwerking nu 60 ton lichter
FS² Payments is inmiddels geïmplementeerd bij drie dochterondernemingen, met direct positieve effecten op de factuurverwerking binnen de gehele groep. De tijd die nodig is om facturen op te helderen en af te stemmen is aanzienlijk gedaald, en contantkortingen kunnen nu veel vaker benut worden – wat kosten optimaliseert en leveranciersrelaties verbetert.
In totaal worden nu zo’n 3 miljoen facturen verwerkt met de oplossing van Serrala, gebruikmakend van geautomatiseerde processen die sneller, betrouwbaarder en transparanter zijn. Dit leidt tot betere samenwerking tussen afdelingen, een hogere medewerkerstevredenheid en sterk verlaagde kosten per factuur.
Bedrijfsbehoefte
Deutsche Bahn is een internationaal Duits logistiek concern met 310.000 medewerkers wereldwijd. Het bedrijf is de nummer 1 in Europa op het gebied van spoorvervoer en bedient jaarlijks 4,6 miljard reizigers.
De 240 ton wegende facturatie-uitdaging van Deutsche Bahn
Wanneer je totale jaarlijkse volume aan crediteurenfacturen gelijk staat aan zes volle goederenwagons papier (ongeveer 240 ton), is het beheren hiervan geen eenvoudige taak. Deutsche Bahn had moeite met het hoge niveau aan handmatig werk dat gepaard ging met de verwerking van deze facturen, waaronder het handmatig zoeken naar inkoopordernummers.
Daarbij kwam dat verschillende bedrijfsonderdelen gebruikmaakten van uiteenlopende systemen en workflows voor de factuurverwerking, wat leidde tot een gebrek aan consistentie en geen bedrijfsoverkoepelend inzicht in de status van facturen. Hierdoor was samenwerking tussen inkoopafdelingen, aanvragers en de boekhouding lastig – met vertraagde betalingen, beschadigde leveranciersrelaties en inefficiënt kasbeheer als gevolg.
Belangrijke Feiten
- 12 miljoen facturen per jaar van 100.000 leveranciers
- 30% daarvan bevat geen referentie naar een inkooporder
- Vereist aanzienlijke handmatige verwerking
Geïmplementeerde oplossing
De transformatieaanpak van Deutsche Bahn
Het bedrijf ging op zoek naar een automatiseringspartner op basis van het principe: “de tool bepaalt het proces”. Ze wilden een nieuw platform voor crediteurenadministratie dat een zelfstandig, organisatiebreed standaardproces zou bieden en tegelijkertijd de workflows rond het verwerken van miljoenen facturen zou automatiseren – om zo de handmatige werklast te verlagen en samenwerking tussen teams te bevorderen.
Deutsche Bahn koos voor Serrala FS² AccountsPayable, zowel vanwege de functionaliteiten en mogelijkheden als vanwege de directe integratie met SAP ERP-systemen, waarmee aan alle zakelijke behoeften werd voldaan en procesfrictie werd verminderd. Er werd een echt end-to-end factuurproces gecreëerd dat bestaande investeringen versterkt en workflows intelligent automatiseert binnen een uniforme en transparante structuur.
Behaalde Resultaten
De resultaten – factuurverwerking nu 60 ton lichter
FS² Payments is inmiddels geïmplementeerd bij drie dochterondernemingen, met direct positieve effecten op de factuurverwerking binnen de gehele groep. De tijd die nodig is om facturen op te helderen en af te stemmen is aanzienlijk gedaald, en contantkortingen kunnen nu veel vaker benut worden – wat kosten optimaliseert en leveranciersrelaties verbetert.
In totaal worden nu zo’n 3 miljoen facturen verwerkt met de oplossing van Serrala, gebruikmakend van geautomatiseerde processen die sneller, betrouwbaarder en transparanter zijn. Dit leidt tot betere samenwerking tussen afdelingen, een hogere medewerkerstevredenheid en sterk verlaagde kosten per factuur.
Gerelateerde content
Honeywell
Leer hoe een Fortune 100 fabrikant een enkel wereldwijd geautomatiseerd AP-proces implementeerde over 6 verschillende bedrijfseenheden en lokale vereisten.
GNS houdt betalingskosten onder controle met Invoice to Pay
Ontdek hoe de AP-automatisering van Serrala met invoice-to-pay-oplossingen GNS heeft geholpen om de betalingskosten te beheersen en de betalingsbeveiliging en compliance te verbeteren.