GNS houdt betalingskosten onder controle met Invoice to Pay

Succesverhaal
  • 1 factuur-naar-betalingsproces op 4 continenten
  • 24x7 digitale factuurregistratie
  • 100% inzicht in facturen en betalingen

Bedrijf – Toonaangevende leverancier van afgeschermde transport- en opslagvaten voor verbruikte splijtstof

Omzet – 200 miljoen euro (2021)

Medewerkers – 700

Hoofdkantoor – Essen, Duitsland

Business Need

Toen GNS, de wereldwijd toonaangevende leverancier van vaten voor verbruikte splijtstof, zijn betalingskosten wilde beheersen, wendde het zich tot Serrala. GNS wilde deze doelstellingen bereiken:

  • Een bedrijfsbrede kijk op betalingen op de vier continenten
  • Optimaliseer de kosten en timing van leveranciersbetalingen
  • Verhoog de snelheid en nauwkeurigheid van de verwerking van crediteurenfacturen
  • Vroeg inzicht in openstaande betalingen
  • Vergroot de nauwkeurigheid van de cashflowplanning en -prognoses

Solution

Het bedrijf implementeerde een Invoice to Pay oplossing met behulp van zowel FS² AccountsPayable als FS² Payments om de verwerking van uitgaande betalingen van begin tot eind te stroomlijnen.

Geautomatiseerde betalingsverwerking met verhoogde veiligheid en compliance

GNS begon zijn procestransformatie met de implementatie van de in SAP ingebedde FS² Payments-oplossing. Het automatiseren van de goedkeuringsprocessen voor betalingen zou relatief eenvoudig zijn, waardoor het een logische plek is om te beginnen. Het kon de waarde van de Serrala-oplossing snel aantonen door het volgende te bereiken:

  • Snellere betalingsgoedkeuringen: betalingen worden nu automatisch ter goedkeuring doorgestuurd naar de juiste persoon in de organisatie. De financiële en crediteurenteams zijn rechtstreeks met elkaar verbonden via de Serrala-oplossingen, zodat betalingsgoedkeurders op de hoogte worden gesteld zodra een factuur als OK wordt beschouwd om te betalen.

  • Nauwkeurige en efficiënte handmatige betalingen: wanneer handmatige betalingen moeten worden gedaan, is het proces nu veel eenvoudiger en betrouwbaarder. GNS kan eenvoudig het crediteurnummer in FS² Payments invoeren om de betalingsgegevens rechtstreeks uit het systeem te halen, waardoor de kans op fouten wordt verkleind en de betalingsefficiëntie wordt vergroot.

  • Verbeterde beveiliging en naleving: personeelsbetalingen kunnen nu afzonderlijk van leveranciersbetalingen worden verwerkt, waardoor de veiligheid van alle betalingen wordt vergroot en de privacy van hun personeel wordt beschermd. GNS kan afzonderlijke autorisatiehiërarchieën instellen voor HR- en AP-betalingen en alleen geautoriseerde personen kunnen de bijbehorende betalingsgegevens bekijken.

 

Contactloze crediteurenadministratie met volledige zichtbaarheid en controle

Vervolgens werd de Serrala FS² AccountsPayable-oplossing geïmplementeerd. Tot nu toe heeft het bedrijf het volgende bereikt:

  • Digitale factuurregistratie: GNS kan leveranciersfacturen nu digitaal vastleggen, waardoor de handmatige inspanning die nodig is om ze te scannen en in het systeem in te voeren drastisch wordt verminderd. Met behulp van Serrala SmartEye-technologie wordt factuurinformatie 24x7 vastgelegd en in realtime naar het SAP-systeem verzonden. Elke leverancier heeft een digitale vingerafdruk, die ervoor zorgt dat facturen die worden ontvangen in PDF, DOC, XLS, XML of andere digitale formaten snel en nauwkeurig kunnen worden vastgelegd. De factuurinformatie is daarom onmiddellijk zichtbaar voor het AP-team.

  • Geautomatiseerde factuurverwerking: Factuurverwerking wordt waar mogelijk geautomatiseerd met behulp van een combinatie van configureerbare bedrijfsregels en robotische procesautomatisering (RPA), kunstmatige intelligentie (AI) en machine learning-technologie. Facturen met een drievoudige match kunnen automatisch worden verwerkt zonder dat AP er iets mee hoeft te doen, terwijl andere facturen op intelligente wijze door de organisatie worden gerouteerd voor verdere goedkeuring of afhandeling van uitzonderingen.

  • Bedrijfsbrede weergave van facturen: Een centraal informatiecentrum biedt GNS inzicht in de status van alle facturen, vanaf de eerste opname tot ze ter betaling worden verzonden. AP-analisten kunnen facturen filteren, sorteren en zoeken en eenvoudig de details van de factuur, inkooporders of leverancierscommunicatie bekijken, waardoor ze snel actie kunnen ondernemen om een tijdige verwerking te garanderen.

Het management vindt het leuk om alle AP-informatie gecomprimeerd te hebben in het infocentrum en volgens Jennifer Schurai creëert dit "een prachtige interface tussen de crediteurenadministratie en de financiële afdeling, waar betalingstransacties plaatsvinden."

Results

GNS is blij met de oplossing, omdat deze een compleet end-to-end overzicht biedt van uitgaande betalingen. Het is erin geslaagd de betalingsverwerking gedurende de volledige factuur-tot-betaling-cyclus te optimaliseren, de kosten te verlagen, de veiligheid te vergroten en naleving te garanderen op de vier continenten die het bedient.

Neem contact met ons op