Jabil: de geheimen van een directe factuurverwerking
- Jaarlijks worden 2 miljoen facturen verwerkt
- 1 real-time weergave van leveranciersfacturen in 3 gedeelde servicecentra
- +70% tarieven voor directe factuurverwerking voor geselecteerde leveranciers
- 2000 uur bespaard bij het genereren van leveranciersrekeningen
Business Need
Jabil, een hightech productiebedrijf, verwerkt ongeveer 2 miljoen facturen per jaar in zijn drie gedeelde servicecentra (SSC) in Mexico, Maleisië en Oekraïne. Op elke locatie werden verschillende processen en verschillende niveaus van automatisering gebruikt, waardoor het moeilijk was om in realtime een bedrijfsbreed inzicht te krijgen in leveranciersfacturen en leveranciersbetalingen.
Het bedrijf wendde zich tot Serrala om één enkel mondiaal proces voor het vastleggen en verwerken van facturen te implementeren. De AP Automation-oplossing zou het mogelijk maken om:
- Standaardiseer AP-workflows volgens de nieuwste best practices
- Automatiseer de factuurverwerking in haar SAP ECC- en SAP S/4HANA-systemen
- Verhoog de snelheid van directe factuurverwerking op alle SSC-locaties
- Maak nauwkeurige en tijdige betalingen aan wereldwijde leveranciers mogelijk
- Beheer snel toenemende factuurvolumes zonder extra personeel toe te voegen
Solution
Jabil gebruikte de volledig gedigitaliseerde Serrala FS² AccountsPayable-oplossing om de manier waarop leveranciersfacturen werden beheerd te automatiseren, waardoor repetitieve stappen die geen waarde toevoegen, werden geëlimineerd. Het doel was om zoveel mogelijk facturen contactloos te verwerken. Facturen die niet automatisch konden worden geboekt, zouden op intelligente wijze naar de juiste personen worden doorgestuurd voor verdere verwerking, waardoor het aantal keren dat AP een factuur zou moeten aanraken tot een minimum wordt beperkt. Kenmerken van de oplossing omvatten:
- Zeer nauwkeurige, cloudgebaseerde digitale factuurregistratie met Serrala SmartEye
- Vastleggen van e-factuurformaten, waaronder Fappio en CFDI
- Geautomatiseerde validatie van factuurgegevens aan de hand van inkooporders en stamgegevens van leveranciers
- Snelle detectie en afwijzing van dubbele leveranciersfacturen
- Geautomatiseerde routering van facturen voor goedkeuring of uitzonderingsafhandeling
- Automatische codering van niet-PO-facturen op basis van een vooraf gedefinieerde coderingsmatrix, AI en machine learning
- Flexibele factuurgoedkeuringen binnen SAP of per e-mail, internet of mobiel apparaat
- Begeleide workflows voor het afhandelen van uitzonderingen, uitgebreid met AI en machine learning
- Infocenter om facturen te filteren en te sorteren op leverancier, status, beschikbare korting of andere criteria
- Mogelijkheid om facturen flexibel over de wereldwijde SSC's te verplaatsen voor een snellere verwerking
- Geautomatiseerd genereren van leveranciersrekeningafschriften
- Realtime rapportage om de prestaties te meten, inclusief digitale vastlegging, straight-through processing, werklastanalyse, leveranciersuitgaven en meer
Results
Het bedrijf werd onlangs door TMI uitgeroepen tot "Best AP Solution". Het factuurproces is van begin tot eind volledig gedigitaliseerd en geautomatiseerd, waardoor Jabil in een benijdenswaardige positie verkeert waarin ze met interne belanghebbenden en leveranciers kunnen samenwerken om het proces te blijven stroomlijnen en verbeteren. De flexibele oplossing kan eenvoudig worden aangepast aan de veranderende zakelijke behoeften van Jabil, wat essentieel was om de betalingen aan leveranciers soepel te laten verlopen tijdens de wereldwijde verstoringen van de toeleveringsketen van 2020 en 2021.
Enkele van de voordelen die het bedrijf tot nu toe heeft behaald zijn:
- Gemiddelde verwerkingspercentages voor directe factuurverwerking van 40%
- +70% directe factuurverwerkingspercentages voor geselecteerde leveranciers
- Vermindering van het aantal verwerkte papieren facturen op alle SSC-locaties
- Het aantal dubbele facturen dat door leveranciers wordt verzonden, is verminderd
- Ongeveer 2000 uur bespaard door automatisch leveranciersrekeningafschriften te genereren
- Verbeterde samenwerking met leveranciers, kopers en goedkeurders
Volgens Roberto Bayon, Senior Director, Global Shared Services, Jabil:
“Door digitaal te gaan, zijn we flexibeler en wendbaarder geworden…. We konden leveranciersfacturen snel van de ene mailbox naar de andere omleiden om de werklast te verdelen, en we hebben SmartEye-facturenregistratie in de cloud geïntroduceerd om het aantal papieren facturen dat wordt verwerkt te verminderen.”
Het Jabil AP-team kan nu minder tijd besteden aan het aanraken van facturen en meer tijd aan het analyseren waarom er problemen optreden en hoe deze kunnen worden voorkomen. Volgens Bayon waardeert het team de mogelijkheid om interessanter werk te doen: het analyseren van rekeningafschriften, het oplossen van uitzonderingen en het opbouwen van positieve relaties met leveranciers en inkoop. Ze kunnen deze waardevolle taken nu uitvoeren omdat ze niet het drukke werk doen dat werd geautomatiseerd met behulp van de Serrala-oplossing.